A Comissão de Gestão e Acompanhamento do SEI (CGASEI) vem, por meio deste artigo, divulgar o resultado da pesquisa de satisfação realizada junto ao usuário do Sistema Eletrônico de Informações da UnB (SEI-UnB), no período de 12 a 22 de agosto de 2016.

Contextualização

O planejamento das atividades de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UnB se iniciou com o Relatório Técnico de Análise da Aplicação do SEI na UnB, elaborado com base em visitas técnicas a órgãos que já utilizavam o SEI.

Sua aprovação pelo Comitê de Tecnologia da Informação da UnB (CTI), implicou na criação da Comissão de Implantação do SEI na UnB, determinada pelo Ato da Reitoria n.º 1298/2015. A mobilização da equipe atendeu ao proposto pelo referido Relatório Técnico, e foi composta  por  uma  equipe  multidisciplinar,  compreendendo  servidores  do  Arquivo Central (ACE), do Centro de Informática (CPD) e da Diretoria de Processos (DPR) do Decanato de Planejamento e Orçamento (DPO).

Assim, o projeto UnBDigital foi iniciado no mês de dezembro de 2015, e dispõe sobre a proposta de modernização da gestão e dos fluxos de trabalho, com sensibilização para mudança de cultura quanto a substituição do uso de documentos em papel para o meio digital.

Conforme verificado nas visitas técnias aos outros órgãos, é de fundamental importância que os órgãos em fase de implantação do SEI se preocupem com a conscientização e motivação da comunidade que irá utilizá-lo, por isso, foram executadas diversas ações conjuntas entre a Comissão de Implantação do SEI na UnB e a Secretaria de Comunicação da UnB (SECOM) visando promover a mudança de cultura e a adaptação da comunidade acadêmica para as novas formas de trabalho propostas.

Neste contexto, a UnB iniciou a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em 16 de maio de 2016 e, a partir dessa data, foi iniciada a Comissão de Gestão e Acompanhamento do SEI na UnB (CGASEI). Com aproximadamente três meses de utilização do sistema na Universidade, a CGASEI promoveu a primeira pesquisa de satisfação com o usuário do SEI-UnB.

A Pesquisa de Satisfação

A pesquisa foi realizada com o intuito de mensurar o nível de satisfação do Usuário Básico do SEI UnB quanto ao uso e desempenho do sistema no âmbito de suas atividades. Está baseada na ISO 9126 e na SUMI (Software Usability Measurement Inventory) e, com essa pesquisa pretendeu-se atingir os seguintes objetivos:

• Verificar os benefícios provenientes do sistema SEI; e
• Verificar se as necessidades atendidas pelo novo sistema ocorrem de maneira adequada

A pesquisa de satisfação foi realizada por meio de um questionário composto por 14 perguntas, sendo 13 de múltipla escolha e uma aberta para comentários e sugestões dos usuários, e foram abordados os seguintes temas:

• Conteúdo do Sistema;
• Exatidão;
• Segurança;
• Facilidade de Uso;
• Velocidade do Sistema;
• Atratividade;
• Divulgação do Sistema; e
• Satisfação Geral.

Após cada questão de múltipla escolha, foram disponibilizadas três opções de marcação:

• Concordo: a primeira opção deveria ser marcada caso o usuário geralmente concordasse com a afirmação.
• Indeciso: a segunda opção deveria ser marcada caso o usuário estivesse indeciso, ou se a declaração não tivesse qualquer relevância para a realização de suas atividades ou para o uso do SEI pela sua unidade administrativa ou acadêmica.
• Discordo: a terceira opção deveria ser marcada caso o usuário geralmente discordasse da afirmação.

O questionário foi disponibilizado diretamente na tela de Controle de Processos do SEI. No momento em que o usuário acessava o sistema, era disponibilizada uma janela com um link para que ele pudesse responder o questionário. Em 10 dias de disponibilização do link no sistema, foram preenchidos 745 questionários no total.

Seguem as perguntas que compunham a pesquisa e a compilação das respostas recebidas:

Conteúdo do Sistema

1. O conteúdo da informação do sistema está de acordo com o que você precisa? Por exemplo, quando você solicita uma ação para o sistema SEI, o resultado é o que você realmente precisa?

2. O sistema fornece as informações desejadas de forma completa e suficiente? Por exemplo, quando você solicita uma pesquisa no SEI, o resultado é completo e suficiente?

Exatidão

3. A seu ver, o sistema disponibiliza informações confiáveis? Por exemplo, para solicitações de ações iguais, o sistema fornece resultados iguais?

4. O sistema fornece informações exatas? Por exemplo, a pesquisa de processos e documentos produzidos no SEI apresenta as informações corretas e organizadas de forma adequada?

5. A seu ver, o sistema é seguro? Por exemplo, os usuários que possuem acesso aos processos e documentos do sistema estão devidamente cadastrados e fazem uso de senhas de acesso ao sistema?

Facilidade de uso

6. Os menus e ícones do sistema facilitam a realização das suas atividades acadêmicas e administrativas? Por exemplo, eles estão dispostos de uma maneira fácil de utilizar?

7. Os nomes e ícones utilizados no sistema são significativos e fáceis de serem entendidos? Por exemplo, quando você quer utilizar uma função do sistema, você sabe imediatamente que ícone ou nome você deve utilizar?

 

Velocidade do sistema

8. A velocidade do sistema é satisfatória? Por exemplo, tudo que você solicita do sistema é apresentado rapidamente?

 

Atratividade

9. O aspecto visual do sistema possui características atrativas? Por exemplo, a utilização de cores, a forma de disposição das informações e a apresentação dos menus compõem um visual interessante?

10. Você se sente estimulado a utilizar o sistema?

 

Divulgação do Sistema

11. O início da utilização do sistema foi divulgado de forma suficiente? Por exemplo, foram utilizadas formas de atingir grande parte do público acadêmico e administrativo quanto ao início de uso do SEI pela universidade?

 

Satisfação Geral

12. De maneira geral, você se sente satisfeito com o uso do sistema SEI na UnB?

13. De maneira geral, você acredita que o sistema contribuiu para melhorar o seu desempenho na realização das suas atividades acadêmicas ou administrativas?

 

 

Resumo 

 

 

 

Conclusões

Com base nas informações apresentadas acima, podemos