A Universidade Federal do Ceará irá constituir, até o fim desta semana, comissão para coordenar a implantação de sistema para geração de processo eletrônico na Instituição. Na prática, isso significa acabar com o uso de documentos físicos, em papel, como determina o Decreto nº 8.539/15 e portarias do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e do Ministério da Educação (MEC).

De acordo com a legislação, até meados do ano que vem todos os órgãos federais deverão adotar o Processo Eletrônico Nacional (PEN). As instituições ficam livres para definir o sistema que melhor se adequar às necessidades de cada uma.

A comissão deve ser interdisciplinar e terá caráter operacional. "Além de ser uma obrigação legal, também representará uma economia de papel e de impressão", diz a Profª Denise Correa, Pró-Reitora de Administração da UFC.

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REUNIÃO DE TRABALHO – Para dar encaminhamento à mudança, a UFC promoveu, na última terça-feira (18), reunião de trabalho com o arquivista Rodrigo Nogueira, coordenador de protocolo da Universidade de Brasília (UnB). Nogueira apresentou a experiência daquela universidade na implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta que permite produzir, editar, assinar e tramitar processos eletronicamente.

O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (Rio Grande do Sul, Paraná e Santa Catarina). Com pouco tempo, foi disponibilizado gratuitamente para outros órgãos públicos como um software de governo, tendo sido adotado por 26 instituições federais, incluindo Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Capes), Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE), Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), Agência Nacional de Saúde Complementar (ANS) e Agência Nacional do Cinema (Ancine).

Atualmente, é o sistema oficial do Ministério da Educação. Entre as universidades federais, a do Rio Grande do Sul (UFRGS) e a UnB já trabalham com processos eletrônicos e adotaram o SEI como sistema.

No caso da UnB, foi criada equipe multidisciplinar com 12 servidores de áreas como tecnologia da informação, arquivo e gerenciamento de projetos. O trabalho passou pelas fases de conhecimento do sistema, parametrização, engajamento e capacitação da comunidade universitária. "Uma das questões mais importantes é que não estávamos apenas implantando um sistema, mas mudando uma cultura", disse Rodrigo.

Fonte: Profª Denise Correa, Pró-Reitora de Administração da UFC – fone: 85 3366 7360