O projeto UnBDigital tem como objetivo modernizar a gestão de documentos e fluxos de trabalho na Universidade, com foco no aumento da eficiência e na substituição do uso de documentos em papel por modelos digitais.

A iniciativa prevê as seguintes etapas:

1) Projeto
Corresponde à estruturação formal das fases de planejamento, monitoramento e atribuição de responsabilidade do projeto, elaborado de acordo com a metodologia do Sistema da Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP). Contempla elaboração de cronograma, plano de comunicação, plano de capacitação, plano de qualidade, plano de recursos humanos e plano de riscos, voltados à proposição de mudança de cultura institucional, dos documentos em papel para o meio digital.

2) Acordo de Cooperação Técnica (ACT)
É a celebração do ACT junto ao Ministério do Planejamento (MP) que oficializa a adesão ao Processo Eletrônico Nacional (PEN) e proporciona a obtenção do código-fonte do SEI. O plano de trabalho do ACT detalha também métodos para capacitação dos usuários.

3) Revisão e elaboração de normas
Contempla a proposição e a revisão de normas no âmbito da gestão de documentos, bem como a definição de processos de gestão do SEI, o delineamento do help desk do sistema no CPD e outros itens.

4) Instalação do sistema
Consiste na instalação do SEI em ambiente de teste para operacionalização pela equipe de implantação e em ambiente de produção para uso pela UnB. Também estão incluídas nesta etapa providências iniciais necessárias para a promoção da integração de alguns sistemas da UnB com o SEI.

5) Armazenamento de documentos físicos
É a definição e a qualificação do espaço físico sob a gestão do Arquivo Central para recebimento dos documentos físicos, em tramitação, que serão digitalizados e encaminhados para guarda.

6) Parametrização e configuração do sistema
Compreende adaptações essenciais às necessidades da UnB, referentes à definição de tipos e modelos de documentos, de hierarquia organizacional e de perfis de usuários, assim como a configuração global do sistema.

7) Ilhas de digitalização
Essa etapa aborda a definição dos equipamentos e do fluxo de trabalho nas ilhas de digitalização, que serão criadas para migrar conteúdos impressos para o sistema eletrônico. Estão incluídas nesta fase instalações de equipamentos e acompanhamento de ações iniciais de execução da atividade nessas unidades.

8) Gestão de Mudança Organizacional
Contempla ações internas para promover a mudança de cultura do trabalho em papel para o meio eletrônico, a capacitação de usuários e o acompanhamento das alterações de fluxos e rotinas após a implantação do SEI.

9) Encerramento
Providências de registro do encerramento do projeto e desmobilização da equipe, bem como agradecimento aos parceiros e realização de pesquisas de satisfação.

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