ECONOMIA

UnBDigital contribui para a sustentabilidade

Redução do uso de papel, gerada pela informatização de documentos e processos, é um dos benefícios trazidos pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

A redução de documentos em papel que circulam dentro da Universidade de Brasília é novidade, mas o movimento pela diminuição dos custos com papéis e insumos de impressão está em pauta há alguns anos. Em conjunto com o Ministério da Educação, a UnB vinha adotando práticas voltadas para economia de recursos e aumento de eficiência. Com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), o objetivo está ainda mais próximo.

Em 2014, por meio de projeto pioneiro na utilização do SEI, o Ministério das Comunicações alcançou economia superior a R$ 500 mil com gastos de impressão. De acordo com dados do Almoxarifado da UnB, em 2014 foram gastos mais de R$ 670 mil em materiais para produção de processos. Desse montante, R$ 295 mil apenas em papel A4.

A expectativa é de que esses valores sejam reduzidos de forma relevante a partir da ativação do SEI, ainda no primeiro semestre de 2016.

GESTÃO SUSTENTÁVEL – A UnB busca alinhar-se também às diretrizes do Projeto Esplanada Sustentável (PES), elaborado em 2012, por meio de parcerias entre diferentes órgãos do Executivo. O objetivo é incentivar instituições públicas federais a adotarem modelos de gestão organizacional e de processos voltados à utilização racional de recursos.

De acordo com dados publicados em 2013 pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), estima-se que, apenas com papel, haja desperdício anual de quatro mil folhas por servidor na Esplanada dos Ministérios. Considerando que tais órgãos possuíam – à época da publicação – cerca de 50 mil servidores ativos, o uso total por ano chegaria a 200 milhões de folhas, ou 400 mil resmas.

Aos cofres governamentais, esse custo seria de aproximadamente R$ 4 milhões de reais. Já ao meio ambiente, a retirada equivale a quase 20 mil árvores.

INICIATIVAS – Embora diversas operações cotidianas sejam realizadas por meio digital, o gasto com papel nas unidades de trabalho ainda é elevado nos setores público e privado. Segundo o especialista em gestão da informação e diretor do CPD, Jorge Henrique Fernandes, tal realidade se deve à falta de costume em lidar com novas práticas no ambiente profissional.

“A resistência contra sistemas de automação ocorre quando essas ferramentas impactam nas decisões a serem tomadas na rotina de trabalho. Se um formulário de programação de férias é excessivamente limitado e oferece dificuldades para a concretização dos planos do trabalhador, isso pode causar indisposição”, exemplifica.

Entretanto, Fernandes define o SEI como um sistema simples e diferenciado, que trará agilidade e transparência aos fluxos de trabalho já executados na Universidade, ao invés de entraves ou interferências.

Para o decano de Planejamento e Orçamento, César Tibúrcio, a inserção de documentos e processos da UnB no ambiente digital facilitará o dia a dia da instituição. “Na comunidade universitária, a maioria das pessoas já está habituada a realizar projetos online. É uma cultura externa que vamos incorporar com sucesso”, prevê.